Leistungskatalog für WEG-Verwaltungen

 

 

I.       Grundleistungen der Verwaltung

 

Zu den Grundleistungen der Verwaltung gehören insbesondere die in §§ 24, 27 Abs. 1, 2, 3 und 5, 28 Abs. 1 und 3 WEG aufgeführten gesetzlichen Aufgaben. Die Grundleistungen sichern der Gemeinschaft eine sachgerechte Verwaltung der gemeinschaftlichen Belange.

 

1.     Wirtschaftsplan

 

Die Verwalterin erstellt einen Wirtschaftsplan je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten/ Einnahmeart in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder-/Teileigentum. Das Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr, sofern für die Gemeinschaft nichts Anderes geregelt ist. Die Höhe der Hausgelder wird alljährlich von der Verwalterin in Form eines Wirtschaftsplans vorgeschlagen. Dieser Wirtschaftsplan ist dem Verwaltungsbeirat zur Begutachtung vorzulegen und sodann der Eigentümerversammlung zur Genehmigung durch Beschluss.

 

 

2.     Jahresabrechnung

 

Die Verwalterin erstellt eine jährliche Hausgeldabrechnung (HGA) über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Abrechnungszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum und eventuellen Sondernutzungsrechten auf Basis der in der Gemeinschaftsordnung oder sonstigen, durch Vereinbarung/Beschlussfassung der Wohnungseigentümer bestimmten Verteilerschlüssel.

 

Die Jahresabrechnung weist die Ausgaben der Gemeinschaft für haushaltsnahe Dienstleistungen gem. § 35a EStG aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.

 

Die Jahresabrechnung weist die Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung aus. Die Jahresabrechnung weist neben den Zinseinnahmen die von dem Kreditinstitut an den Fiskus abgeführten Beträgen aus sowie die hiervon auf die Einheiten entfallenden Anteile.

 

Die HGA enthält die Angaben über Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie über die Kontenstände der Gemeinschaft zu Beginn und zum Ende des Abrechnungsjahrs.

 

Sämtliche Unterlagen und Belege der HGA stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Bürozeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – in den Räumen der Verwaltung zur Verfügung. Diese Regelung ersetzt das Auslegen der Belege in der  Eigentümerversammlung.

 

 

3.     Eigentümerversammlung und Niederschrift

 

Die Durchführung der ordentlichen Eigentümerversammlung erfolgt bis zum Ende des III. Quartals nach Abschluss des Wirtschaftsjahrs, sofern rechtzeitig alle Abrechnungsdaten und -unterlagen zur Verfügung stehen.

 

Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt die Verwalterin den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und sorgt für eine ordnungsmäßige Niederschrift und Ablage der Beschlüsse.

 

Die Verwalterin führt die Beschluss-Sammlung gem. § 24 Abs. 7 WEG.

 

 

4.     Hausordnung

 

Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus-/Nutzungsordnungen, soweit vorhanden. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich und/oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. In der nächsten Eigentümerversammlung werden die Eigentümer informiert, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb. Ein gerichtliches Vorgehen bedarf jedoch grundsätzlich einer Genehmigung der Eigentümerversammlung durch Beschluss.

 

 

5.     Überwachen der Verträge der Gemeinschaft

 

Die Verwalterin betreut und überwacht die Leistungen der Vertragspartner der Gemeinschaft und schließt insbesondere nach Maßgabe der Beschlüsse, der Gemeinschaftsordnung und der Gesetze die notwendigen Versicherungen für die Gemeinschaft ab und überprüft die Versicherungssumme, um Unterdeckungen auszuschließen.

 

 

6.     Geldverwaltung

 

Die Verwalterin legt die gemeinschaftlichen Gelder auf Giro- und Anlagekonten bei einem in Deutschland ansässigen Kreditinstitut nach ihrer Wahl getrennt von ihrem eigenen Vermögen und dem anderer Gemeinschaften an. Sie führt die Konten unter dem Namen der Gemeinschaft. Sie verwaltet die Gelder nach den Grundsätzen eines ordentlichen Kaufmanns.

 

 

7.     Rechnungskontrolle und –anweisung

 

Die Verwalterin führt die rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Bargeldkassen durch.

 

 

8.     Buchführung

 

Die Verwalterin richtet eine übersichtliche, kaufmännisch ordnungsgemäß geführte Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt von derjenigen für andere Gemeinschaften ein.

 

Diese beinhaltet insbesondere das Führen und Abrechnen von

 

·       Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum;

 

·       Einnahmekonten für Erträge;

 

·       Ausgabekonten je Kostenart;

 

·       Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel;

 

·       Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistung  wie z.B. Lohnbuchhaltung);

 

·       Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge;

 

·       das Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse;

 

·       das Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung;

 

·       die Veranlassung der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, das Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, das Buchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzel-/Jahresabrechnung.

 

 

9.     Technische Kontrollen am Gemeinschaftseigentum Anwesenheit vor Ort

 

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, nimmt die Verwalterin eine technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch halbjährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen vor. Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzu.

 

 

10.   Abwicklung von Schadensfällen Empfehlung

 

Die Verwalterin trifft Empfehlungen bei der Auswahl technischer Lösungen und wirkt bei den Preisverhandlungen und der Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum mit.

Sie klärt Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum.

Sie gibt Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

Soweit notwendig, zieht sie Sonderfachleute auf Kosten der Gemeinschaft hinzu.

 

11.   Instandhaltung und Instandsetzung

 

Die Verwalterin leitet die im Rahmen ordnungsgemäßer Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen ein, holt Kostenvoranschläge ein und stimmt den Umfang der Maßnahmen mit dem Beirat ab, sofern bestellt. Sie vergibt in dringenden Fällen gemäß § 27 Abs.1 Ziffer 3 WEG Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft, überwacht die Arbeiten und nimmt diese ab. Bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum übernimmt sie die Schadensmeldung an die Versicherung. Darüber hinaus gehende größere Instandhaltungsmaßnahmen, für die mehr als XXXX,-- Euro* aufgewendet werden, bedürfen eines Beschlusses der Eigentümer.

 

Bei Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen, welche nicht unter die vorgenannte Regelung fallen, vergibt die Verwalterin die Aufträge entsprechend den von der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüssen. Die Verwalterin kann im Rahmen der Beschlussdurchführung sachkundige Personen (Architekten, Ingenieure, Fachgutachter, etc.) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung und Überwachung größerer Instandsetzungsarbeiten erforderlich ist. Entstehende Kosten gehen zu Lasten der Gemeinschaft.

 

 

12.   Allgemeine Leistungen

 

Die Verwalterin führt den Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange, soweit dieser im Rahmen der aufgeführten Grundleistungen veranlasst wurde.

 *Höhe wird durch Vertrag festgesetzt.

 

II.     Besondere Leistungen der Verwaltung

 

Leistung

nach Aufwand

je Vorgang

Eventuell anfallende Miete für einen notwendigen Versammlungssaal (z.B. Eigentümerversammlung) trägt die Eigentümergemeinschaft.

gem. Nachweis

 

Die Verwalterin stellt jedem Wohnungseigentümer eine Kopie der Niederschrift der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zu.

kostenfrei

 

Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat Kopien, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann (Beiratskopien).

bis 20 Seiten p.a. kostenfrei

 

Jede weitere Eigentümerversammlung, welche nachweislich nicht aus Gründen erforderlich wird, die von der Verwalterin zu vertreten sind.

 

 

Erteilung der Verwalterzustimmung

gemäß § 12 WEG, falls erforderlich zuzüglich der Kosten für die notarielle Beglaubigung der Unterschrift.

 

 

Mahnungen nach Eintritt des Zahlungsverzugs (bei Hausgeld muss der Rückstand mindestens einem Monatsbeitrag entsprechen), Abmahnungen wegen Störungen des Hausfriedens. (Beträge werden (säumigen Eigentümer) direkt in Rechnung gestellt per HGA).

   

Durchführung von Hausgeldverfahren nach § 43 WEG, gerichtlichen Klage- oder Mahnbescheidverfahren, unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall.

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

 

Mitwirkung bei aufwändigen Instandhaltungen bzw. Instandsetzungen über den in der Grundleistung (Ziffer 11) vereinbarten Umfang hinausgehend (z. B. Überwachung von Handwerkerarbeiten), soweit von der Verwalterin angeboten und von der Gemeinschaft durch Beschluss genehmigt.

nach Absprache

 

Lohn- und Lohnnebenkostenabrechnung für haupt- /nebenberufliche Mitarbeiter der Gemeinschaft ohne Einschaltung eines Steuerberaters unter dem Vorbehalt der Entscheidung zur Übernahme im Einzelfall.

nach Absprache

 

Verfolgung von Gewährleistungsansprüchen, soweit sie sich auf das gemeinschaftliche Eigentum beziehen.

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

 

Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher Auflagen.

 

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

 

Erstellen einer HGA aus Abrechnungszeiträumen, in denen ein Dritter das Amt des Verwalters innehatte sowie Nachholung aller erforderlichen Verwaltertätigkeiten aus diesem Zeitraum.

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

 

 

 


Leistung

nach Aufwand

je Vorgang

Wiederherstellung und/oder Wiederbeschaffung fehlender Verwaltungsunterlagen, die zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich und bei Übernahme der Verwaltung nicht vorhanden sind.

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

 

Sonstige besondere unvorhersehbare Verwalterleistungen, die in diesem Verwaltervertrag nicht geregelt sind.

Stundensatz zzgl. Auslagenersatz

nach Absprache

 

Erstellung einer hausinternen Heiz- (gemäß HKVO) und/oder Wasserkostenabrechnung

 

 

 

 Aufzählung nicht abschließend,

        individiuelle vertragliche Vereinbarungen ergänzen diese Auflistung.